Insula Property Manager
Hospitality Management

Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.

Ultimo aggiornamento: 10 maggio 2026

La presente informativa descrive le modalità con cui Insula Srl raccoglie, utilizza e protegge i dati personali degli utenti che visitano il sito insulagroup.ito che entrano in contatto con la società attraverso i canali commerciali (modulo di contatto, email, WhatsApp, telefono, candidature). L'informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito "GDPR") e della normativa nazionale di adeguamento.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

  • Insula Srl
  • Sede legale e operativa: Via Cantone 28 – 51031 Agliana (PT)
  • Partita IVA e Codice Fiscale: 02092640479
  • Email: info@insulagroup.it
  • PEC: insulagroup@pec.it
  • Telefono / WhatsApp: +39 347 717 7708

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non rientrando nei casi di nomina obbligatoria previsti dall'art. 37 GDPR. Ogni richiesta relativa al trattamento dei dati personali può essere inviata ai recapiti sopra indicati.

2. Categorie di dati personali trattati

Insula Srl tratta le seguenti categorie di dati personali:

2.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software utilizzate per il funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nei protocolli di comunicazione di Internet. Tra questi: indirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, nome di dominio, indirizzi di siti web da cui l'utente è entrato o uscito, informazioni sulle pagine visitate, orario di accesso, tempo di permanenza, percorso seguito all'interno del sito. Questi dati sono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento.

2.2 Dati forniti volontariamente dall'utente

Nei moduli di contatto, di candidatura per il coworking e di proposta di collaborazione presenti sul sito vengono raccolti, in funzione del modulo specifico, i seguenti dati:

  • Nome e cognome o ragione sociale
  • Indirizzo email
  • Numero di telefono o WhatsApp (facoltativo)
  • Tipologia di richiesta (proprietario, struttura ricettiva, azienda, partner, altro)
  • Zona geografica o comune dell'immobile
  • Tipologia immobile, numero di posti letto, stato attuale
  • Periodo di interesse e necessità specifiche
  • Settore di attività e referente aziendale (per richieste B2B)
  • Portfolio o sito web (per candidature di collaborazione)
  • Messaggio libero e qualsiasi altra informazione l'utente decida di comunicare

L'invio facoltativo, esplicito e volontario di messaggi agli indirizzi email, ai numeri di telefono o tramite i moduli del sito comporta la successiva acquisizione dei dati di contatto del mittente, necessari a rispondere, nonché di tutti i dati personali inclusi nella comunicazione.

2.3 Dati raccolti tramite cookie

Il sito utilizza cookie tecnici e, previo consenso dell'utente, cookie analitici di Google Analytics 4. Per dettagli completi sulle tipologie di cookie, le finalità e le modalità di gestione delle preferenze, si rinvia alla Cookie Policy.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

a) Riscontro alle richieste di contatto e gestione precontrattuale — per rispondere alle richieste di informazioni inviate tramite modulo, email o WhatsApp, valutare la fattibilità di un servizio (property management, hospitality digital, alloggi aziendali, partnership, coworking) e organizzare un primo incontro o sopralluogo. Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
b) Esecuzione di contratti e obblighi connessi — qualora si instauri un rapporto contrattuale (mandato di gestione, contratto di prestazione di servizi, accordo di partnership, contratto di coworking), per gestire la fatturazione, i pagamenti, le comunicazioni operative e ogni adempimento connesso. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
c) Adempimento di obblighi di legge — per adempiere a obblighi fiscali, contabili, antiriciclaggio e di comunicazione alle autorità (es. Alloggiati Web della Polizia di Stato, comunicazioni al Comune per la tassa di soggiorno, CIN/CISR, dichiarazioni fiscali). Base giuridica: obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
d) Gestione delle candidature e della rete di collaboratori — per valutare le proposte di collaborazione (collaboratori operativi, partner commerciali, candidature al coworking) e mantenere un archivio di contatti professionali utili a future opportunità. Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e legittimo interesse del Titolare a costruire una rete operativa qualificata (art. 6, par. 1, lett. b e f GDPR).
e) Analisi statistica del sito — per analizzare in forma aggregata il traffico e l'utilizzo del sito al fine di migliorarne contenuti e funzionalità. Base giuridica: consenso dell'interessato per i cookie analitici non anonimizzati (art. 6, par. 1, lett. a GDPR); legittimo interesse per le statistiche aggregate basate su cookie tecnici e log di sistema (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).
f) Difesa in sede giudiziaria — per accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale. Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR).

4. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. I dati sono trattati esclusivamente da personale autorizzato dal Titolare e da fornitori di servizi nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o diffusione, in linea con quanto previsto dall'art. 32 GDPR.

5. Periodo di conservazione

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, in particolare:

  • Dati di richieste di contatto non andate a buon fine: 24 mesi dall'ultima interazione, salvo richiesta anticipata di cancellazione.
  • Dati relativi a rapporti contrattuali: per tutta la durata del contratto e per i 10 anni successivi alla sua cessazione, in conformità agli obblighi civilistici (art. 2220 c.c.) e fiscali.
  • Dati raccolti per obblighi di legge (Alloggiati Web, fatturazione, antiriciclaggio): per il periodo previsto dalla normativa applicabile.
  • Candidature al coworking o di collaborazione non andate a buon fine: 24 mesi, salvo richiesta anticipata di cancellazione.
  • Cookie analitici e dati di navigazione: secondo i tempi indicati nella Cookie Policy.
  • Dati trattati per finalità di difesa in giudizio: per il tempo necessario al perseguimento della finalità e nel rispetto dei termini di prescrizione previsti dalla legge.

6. Destinatari dei dati personali

I dati personali non sono oggetto di diffusione e non vengono ceduti a terzi per finalità di marketing autonomo. Possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:

  • Personale interno autorizzato del Titolare;
  • Consulenti professionali (commercialista, avvocato, consulenti del lavoro) per adempimenti legali, contabili e fiscali;
  • Fornitori di servizi tecnici, in qualità di Responsabili del trattamento, tra cui il provider di hosting, il fornitore del servizio di gestione moduli (Formspree), il fornitore del servizio di analisi statistica (Google Ireland Limited per Google Analytics 4);
  • Piattaforme di prenotazione e channel manager (es. Airbnb, Booking.com) limitatamente ai dati strettamente necessari alla gestione delle prenotazioni nell'ambito dei mandati di property management;
  • Autorità pubbliche, di vigilanza e giudiziarie, su richiesta legittima e nei limiti di legge (Polizia di Stato per Alloggiati Web, Comuni per tassa di soggiorno, Agenzia delle Entrate, ecc.);
  • Banche e istituti di pagamento per la gestione dei flussi finanziari connessi ai servizi.

L'elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento può essere richiesto scrivendo a info@insulagroup.it.

7. Trasferimento dei dati extra-UE

Alcuni fornitori di servizi tecnici potrebbero comportare il trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo (in particolare verso gli Stati Uniti, per i servizi forniti da Google e Formspree). In tali casi, il trasferimento avviene esclusivamente sulla base di garanzie adeguate ai sensi del Capo V del GDPR, quali decisioni di adeguatezza della Commissione UE (Data Privacy Framework) o Clausole Contrattuali Standard (SCC). L'utente può richiedere copia delle garanzie adottate scrivendo a info@insulagroup.it.

8. Diritti dell'interessato

In ogni momento, l'interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR, e in particolare:

  • Diritto di accesso ai propri dati personali e alle informazioni sul trattamento (art. 15);
  • Diritto di rettifica dei dati inesatti o di integrazione di quelli incompleti (art. 16);
  • Diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio") nei casi previsti dall'art. 17;
  • Diritto di limitazione del trattamento (art. 18);
  • Diritto alla portabilità dei dati forniti, in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico (art. 20);
  • Diritto di opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21);
  • Diritto di non essere sottoposto a decisioni automatizzate, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici (art. 22) — Insula Srl non utilizza processi decisionali automatizzati;
  • Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti, l'interessato può scrivere a info@insulagroup.it o a mezzo PEC a insulagroup@pec.it, allegando copia di un documento di identità in corso di validità. La risposta sarà fornita entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta, prorogabili di ulteriori 60 giorni in caso di particolare complessità.

9. Diritto di reclamo all'Autorità di controllo

L'interessato che ritenga che il trattamento dei dati personali a lui riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, secondo le procedure indicate sul sito istituzionale www.garanteprivacy.it, oppure di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell'art. 79 GDPR.

10. Conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei dati personali tramite i moduli di contatto è facoltativo. Tuttavia, il rifiuto di fornire i dati contrassegnati come obbligatori (nome, email, messaggio, consenso al trattamento) impedirà a Insula Srl di rispondere alla richiesta. Il conferimento dei dati per adempimenti di legge è obbligatorio nei limiti previsti dalla normativa applicabile.

11. Modifiche all'informativa

Insula Srl si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa in qualsiasi momento, in particolare in caso di modifiche normative, organizzative o di servizio. La versione aggiornata sarà sempre disponibile su questa pagina, con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Si invita l'utente a consultare periodicamente la presente informativa.

12. Contatti

Per qualsiasi richiesta o chiarimento relativo alla presente informativa, è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

  • Email: info@insulagroup.it
  • PEC: insulagroup@pec.it
  • Telefono / WhatsApp: +39 347 717 7708
  • Indirizzo postale: Insula Srl, Via Cantone 28, 51031 Agliana (PT)